Huishoudelijk reglement De Rots

Naam lotgenotengroep : De Rots – kankerlotgenoten Oudenaarde (hierna kortweg genaamd ‘de Rots’)

Adres maatschappelijke zetel : Grachtschelde 11, 9700 Oudenaarde

Mailadres : info@derots-oudenaarde.be

Bankrekeningnummer BE74 0689 4964 7407

De vereniging DE ROTS is een feitelijke vereniging (FV), opgericht op 10-04-2024 voor onbepaalde duur.

1. Doel

FV De Rots is een contactgroep waar lotgenoten met of na een diagnose van kanker ervaringen met deze ziekte kunnen delen. Ook partners en familieleden kunnen bij De Rots terecht. De FV brengt lotgenoten met mekaar in contact en organiseert zowel informatieve als ontspannende bijeenkomsten. Ze werkt samen met organisaties en deskundigen die haar belangen delen. Om dat alles mogelijk te maken, organiseert ze daarnaast ook commerciële en winstgevende activiteiten.

2. Zetel

De zetel van De Rots is gevestigd op volgend adres :
Grachtschelde 11
9700 Oudenaarde

3. Leden

Het aantal leden, zijnde lotgenoten, is onbeperkt.
Teneinde de werking te verzekeren wordt de raad van bestuur beperkt tot max. 8 leden.
De mandaten gelden voor 3 jaar en zijn verlengbaar.

4. Bestuursleden

Veronique Vlerick, wonende Graaf van Landaststraat 63, 9700 Eine
André Vansteenbrugge, wonende Heunestraat 57, 9700 Eine
Anne Versmessen, wonende Haaghoek 10 F, 9667 Horebeke
Chris Vanderhaeghen, wonende Opperije 35, 9700 Ename
Wim Maes, wonende Grachtschelde 11, 9700 Oudenaarde
Pierre Penninck, wonende Klonkeveldstraat 16 A, 9890 Gavere

Algemeen

De bestuursleden zijn, in verband met de wet op privacy, gehouden aan discretie ten overstaan van gevoelig persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun vrijwilligerswerk

Zowel de FV als haar leden beogen rechtstreeks noch onrechtstreeks enig winstoogmerk.

De leden hebben zowel tijdens het bestaan als na de ontbinding van de FV, geen enkele persoonlijke aanspraak op het vermogen van de FV.
De leden oefenen hun mandaat kosteloos en vrijwillig uit.

De taken van de verschillende bestuursleden zijn evenwichtig verdeeld naar de keuze en mogelijkheden van de betrokkenen. De meerderheid van de bestuursleden/vrijwilligers bestaat uit lotgenoten (patiënten en ex-patiënten) met kanker. Enkele naasten kunnen aanvullende taken opnemen, doch geen lotgenotencontact.

Aan het mandaat van een lid van het bestuur kan voortijdig een einde komen door:
• vrijwillig ontslag;
• ontslag wegens onaanvaardbaar handelen. Een besluit tot dit ontslag wordt met een meerderheid van stemmen van het bestuur genomen

5. Werking

Op initiatief van de verantwoordelijke/voorzitter worden op regelmatige basis bestuursvergaderingen gehouden en dit tenminste vier keer per jaar.
De stemmingen gebeuren bij handopsteking.
Een geheime stemming is verplicht wanneer het gaat om benoeming, het afzetten van bestuursleden of het uitsluiten van leden.
Indien daar een gegronde reden of noodzaak toe is kan het huishoudelijk reglement, in overleg met de bestuursleden, steeds aangepast of uitgebreid worden.

Alle onkosten dienen gestaafd te worden met een betalingsbewijs. Voor onkosten eigen aan de functie van de bestuursleden is er geen goedkeuring van het bestuursorgaan nodig voor uitgaven tot en met € 50,-. Voor uitgaven boven € 50,- vragen de bestuursleden voorafgaandelijk toestemming per e-mail aan zowel voorzitter als aan de penningmeester. In dringende gevallen kan de toestemming telefonisch of per sms gevraagd en verleend worden.

Bankrekening

De geldende bezittingen staan op een bankrekening bij Belfius. Het bankrekeningnummer is BE74 0689 4964 7407. De rekening wordt beheerd door de assistent penningmeester. De voorzitter, Veronique Vlerick heeft eveneens een volmacht op de rekening. In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan een vereniging die een gelijkaardig doel nastreeft.

Opgemaakt te Oudenaarde op 10 /04 /2024

Verantwoordelijke : Veronique Vlerick

Verantwoordelijke financies : Pierre Penninck

Functieomschrijvingen

Voorzitter : Veronique Vlerick

- Uithangbord/vertegenwoordiger van de werking
- Neemt de eindverantwoordelijkheid op
- Zit de vergaderingen voor
- Behartigt de samenwerking tussen alle vrijwilligers
- Contactpersoon naar officiële instanties
- Volmachthouder van de bankrekening (samen met de assistent penningmeester)

Medevoorzitter : Wim Maes

- Vervangt de voorzitter bij afwezigheid

Secretaris : Wim Maes

- Maakt het verslag van de bestuurssamenkomsten
- Houdt de verslagen bij, liefst zowel digitaal als analoog

Penningmeester : Pierre Penninck

- Beheert en registreert de inkomsten en uitgaven
- Brengt de verzekeringspolis(sen) in orde
- Legt, ikv transparantie, op regelmatige basis de rekeningen voor aan de andere vrijwilligers